Χρήση προπληρωμένων καρτών από στελέχη επιχειρήσεων
Toυ Γιώργου Δαλιάνη με τη συνεργασία της Mαρίας Πουρνιά*
Οι προπληρωμένες ή πιστωτικές κάρτες που χορηγούνται σε διευθυντές και στελέχη επιχειρήσεων για κάλυψη επαγγελματικών δαπανών που ανάγονται στην εξυπηρέτηση των αναγκών των επιχειρήσεων αποτελεί ένα χρηματοοικονομικό εργαλείο που επιτρέπει στα στελέχη μιας εταιρείας να καλύπτουν επαγγελματικά έξοδα, όπως ταξίδια, γεύματα και άλλες λειτουργικές δαπάνες της επιχείρησης με χρήση κάρτας και όχι με μετρητά.
Παλαιότερα, τα στελέχη των επιχειρήσεων λάμβαναν μία προκαταβολή σε μετρητά με απόδοση λογαριασμού για τις δαπάνες που πραγματοποιούσαν στο πλαίσιο της εξυπηρέτησης των λειτουργικών αναγκών της επιχείρησης. Για τις δαπάνες αυτές πλέον μπορεί να γίνει χρήση κάρτας αντί μετρητών και αυτό προσδίδει ευελιξία, απλουστεύει τις διαδικασίες και γίνεται καλύτερη παρακολούθηση και έλεγχος των εξόδων.
Επιπλέον, μειώνονται τα έξοδα τα έξοδα διαχείρισης π.χ. ανάληψη μετρητών από Τράπεζες, ενώ η χρήση της κάρτας λειτουργεί αποτρεπτικά ως προς την πραγματοποίηση αθέμιτης συναλλαγής μεταξύ του υπαλλήλου και του προμηθευτή (antibribery policy). Περαιτέρω, η χρήση των προπληρωμένων καρτών κάνει πιο άμεσο τον έλεγχο των συναλλαγών (μάλιστα μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής παρακολούθησης των κινήσεων), ενώ ταυτόχρονα αξιοποιούνται και τα προγράμματα επιβράβευσης των χρηματοπιστωτικών ιδρυμάτων και μέσων πληρωμών (π.χ. σύστημα εξαργύρωσης πόντων, δωροεπιταγών κ.λπ).
Πέρα από όλα αυτά, όμως, το σημαντικότερο είναι ότι δεν υφίσταται ο περιορισμός για δαπάνες άνω των 500 ευρώ, διότι, όπως είναι γνωστό, είναι υποχρεωτική η χρήση τραπεζικού μέσου για εξόφληση συναλλαγών άνω των 500 ευρώ, περιλαμβανομένου ΦΠΑ (ν. 3842/2010) και μάλιστα οι επαπειλούμενες κυρώσεις είναι βαρύτατες. Εξάλλου, εδώ και αρκετό καιρό υφίστανται περιορισμοί στην ανάληψη και τη μεταφορά μετρητών.
Τις προπληρωμένες κάρτες τις εκδίδει η εταιρεία μέσω Τραπέζης και περιοδικά τις «φορτίζει» με το απαιτούμενο ποσό. Συνήθως, κατά τη χορήγηση των καρτών μπαίνουν όρια και περιορισμοί χρήση ανά κατηγορία στελέχους.
Οι δαπάνες που πραγματοποιούνται πρέπει να εξυπηρετούν τους σκοπούς της επιχείρησης και για να είναι εκπιπτόμενες από το εισόδημα πρέπει να πληρούν τις προϋποθέσεις των άρθρων 22 και 23 του ΚΦΕ:
α) πραγματοποιούνται προς το συμφέρον της επιχείρησης ή κατά τις συνήθεις εμπορικές συναλλαγές της, συμπεριλαμβανομένων και δράσεων εταιρικής κοινωνικής ευθύνης.
β) αντιστοιχούν σε πραγματική συναλλαγή και η αξία της συναλλαγής δεν κρίνεται κατώτερη ή ανώτερη της αγοραίας, στη βάση των στοιχείων που διαθέτει η Φορολογική Διοίκηση,
γ) εγγράφονται στα τηρούμενα βιβλία απεικόνισης των συναλλαγών της περιόδου κατά την οποία πραγματοποιούνται και αποδεικνύονται με κατάλληλα δικαιολογητικά.
Προσοχή: Δεν αρκεί η προσκόμιση στο λογιστήριο των δικαιολογητικών χρήσης της κάρτας αλλά είναι απαραίτητη και η προσκόμιση των παραστατικών πραγματοποίησης της δαπάνης.
Βέβαια, στις περιπτώσεις στελεχών που πραγματοποιούν συναλλαγές σε χώρες του εξωτερικού, ανάλογα με την εκάστοτε χώρα, ανακύπτουν προβλήματα λόγω του ότι δεν εκδίδονται έγχαρτα παραστατικά.
Η μη προσκόμιση των προβλεπόμενων από τη νομοθεσία παραστατικών έχει ως αποτέλεσμα τη μη αναγνώριση της δαπάνης, διότι είναι ανέφικτη η διενέργεια ελεγκτικών επαληθεύσεων για την εξακρίβωση της παραγωγικότητας. Επιπλέον, στην περίπτωση αυτή οι δαπάνες αυτές μπορεί να καταλογιστούν ως παροχή σε είδος και να προσαυξήσουν το εισόδημα του χρήστη της κάρτας.
Σε κάθε περίπτωση, η κρίση για την έκπτωση ή μη των δαπανών ή ο χαρακτηρισμός της δαπάνης ως παροχής σε είδος ανήκει στην αρμόδια ελεγκτική αρχή (ΕΛΚΕ, ΔΟΥ, ΚΕΦΟΜΕΠ, ΚΕΜΕΕΠ), η οποία κρίνει με βάση τα πραγματικά δεδομένα και περιστατικά.
Δείτε το άρθρο και στo CAPITAL.gr
* Ο Γιώργος Δαλιάνης είναι Διευθύνων Σύμβουλος της Artion Α.Ε. & ιδρυτής του Ομίλου Artion, Οικονομολόγος Φοροτεχνικός.
H Μαρία Πουρνιά είναι Senior Partner της Artion Α.Ε.
Το ανωτέρω κείμενο έχει ενημερωτικό χαρακτήρα και σε καμία περίπτωση δεν υποκαθιστά τις εξειδικευμένες συμβουλευτικές υπηρεσίες. Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να απευθυνθείτε στην ARTION A.E (Πουρνάρα 9, Μαρούσι /210 6009062 / www.artion.gr)